Maakt u gebruik van Office365, dan betaalt u al gauw twaalf tot twintig euro per maand per gebruiker. Best een aardig bedrag, want ja waarde kost nou eenmaal geld. Maar net zoals in een Ferrari boodschappen doen, is het wellicht wat zonde om de hoofdprijs voor een bedrijfssuite te betalen als u enkel een beetje mailt en met Word, Excel en Powerpoint werkt. Daarom een klein testje om te bekijken of u niet teveel betaalt. Kruis (eerlijk) aan welk van onderstaande applicaties u dagelijks professioneel gebruikt:

 

O Teamsites en interne kennisdeling (SharePoint)

O Bestandsopslag met OneDrive

O Intelligente rapportages met PowerBI

O Content ontdekken en zoeken (Delve)

O Intern nieuws delen en social (Yammer)

O Online vergaderen (Skype for business)

O Storytelling (Sway)

O Email- en agendafunctionaliteit (outlook)

O Word/Excel/Powerpoint

 

Geef 1 punt voor ieder aangekruist antwoord. Heeft u vijf of minder punten? Dan betaalt u waarschijnlijk teveel.

Waarom veel bedrijven niet alle toepassingen gebruiken

Het is best een lastige klus om Office 365 goed te implementeren in een organisatie. Heel belangrijk hierbij is om vanuit bedrijfsperspectief te kijken hoe bijvoorbeeld SharePoint gebruikt kan worden als kennisdelingsplatform en hoe gebruikers eenvoudig hun informatie kunnen opslaan en terugvinden. Of hoe met Yammer en Skype slimmer gewerkt kan worden waardoor mensen beter geinformeerd worden en vanaf verschillende plekken toch goed kunnen samenwerken. En hoe Delve kan bijdragen om informatie overzichtelijker weer te geven en beter vindbaar te maken. In de praktijk komen hier veel bedrijfsmatige en technische uitdagingen bij kijken die er bij veel bedrijven toe leiden dat deze waardevolle tools gewoonweg niet gebruikt worden. En dat is best jammer. Op de eerste plaats voor de productiviteit in uw organisatie en daarmee zeker ook voor de prijs die u ervoor betaalt.

 

Waarom gebruikers niet alle toepassingen gebruiken

Los van bovenstaande redenen om als bedrijf wellicht onvoldoende uit Office 365 te halen, geldt voor de meeste gebruikers dat ze het bestaan van deze toepassingen niet eens kennen, of geen idee hebben wat ze ermee kunnen. Skype for business zal iedereen wel kennen, maar hoe vaak gebruikt u Skype in een organisatie waar geen technische implementatie is gedaan en geen regels zijn opgesteld hoe Skype gebruikt moet worden (policy). Wordt op afstand werken echt gestimuleerd of moet iedereen zelf kijken hoe werken sneller en eenvoudiger gaat? Hetzelfde geldt voor de overige gereedschappen in Office365. Gebruikers zullen niet efficiënt in teams werken omdat ze SharePoint hebben gekregen. Ze gaan pas efficiënt samenwerken omdat hun werkplek zo is ingericht dat deze centraal is gebouwd rondom samenwerken, kennisdelen en slim werken.

 

Wat u kunt doen om veel meer uit Office 365 te halen

Als uit bovenstaande is gebleken dat u teveel betaalt voor Office365 kunt u natuurlijk uw abonnement downgraden naar een ‘kleinere’ versie. Onze voorkeur gaat uit naar optie 2 – meer waarde uit Office365 halen door de aangereikte gereedschappen slimmer te gebruiken. Daarvoor is wel nodig dat op basis van bedrijfswensen een goede inrichting van Office 365 wordt gedaan, waarmee gebruikers op een eenvoudige manier slimmer met hun werkplek gaan werken. Dat betekent concreet dat ze op een andere manier gaan samenwerken, waardoor ze meer kwaliteit bereiken en tijd besparen. En dat ze beter kennis gaan delen, waardoor uw organisatie steeds sneller en kwalitatiever op uw klanten inspelen. Maar de grootste winst zit in productiviteit. Want volgens onderzoek van Forrester kunt u een uur per medewerker per dag besparen met een goed ingerichte Office 365. En dat uur zit ‘m voornamelijk in minder zoeken naar bestanden, minder reistijd door anders te overleggen, tussendoor zaken te kunnen bijhouden en sneller beslissingen te nemen door informatie op orde en voorhanden te hebben.

 

Zelf doen of kant-en-klaar afnemen

Sommige bedrijven kiezen ervoor om een bovengenoemde implementatie van Office 365 zelf te doen of op basis van wensen en eisen te laten doen. Het voordeel is dat u een bedrijfsspecifieke oplossing voor uw bedrijf bouwt. Het nadeel is dat dit veel tijd, geld en aandacht kost. En dat uw maatwerk wellicht in de toekomst wordt ingehaald of verstoord door updates. Een ander alternatief is om een complete inrichting vanuit de cloud af te nemen. Het voordeel hiervan is dat u niets zelf hoeft te bouwen, u geen leercurve en kinderziektes heeft, u werkt op basis van best-efforts van anderen en dat u snel zonder hoge kosten kunt beginnen. Het nadeel is natuurlijk wel dat u niet een eigengemaakte oplossing heeft voor uw specifieke organisatie.

Welke keuze u ook maakt wij adviseren u graag over de mogelijkheden van maatwerk of SMART@OFFICE®. We leggen u de voors- en tegens voor uw organisatie graag voor op basis van een heldere businesscase.

Deel dit in je netwerk
Share on LinkedInShare on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Email this to someone